Factures et dépenses : organiser la comptabilité du club

En fin de saison, beaucoup de trésoriers passent des week-ends à reconstituer les dépenses à partir de tickets froissés et de relevés bancaires. La solution est simple : enregistrer chaque facture au moment où elle arrive.

Les principes

1. Une facture, une ligne : date, libellé, catégorie, montant, achat ou recette.
2. Une copie numérique de chaque justificatif (PDF ou photo).
3. Des catégories stables d’une saison à l’autre, pour comparer.
4. Un seul endroit pour tout, accessible au trésorier et au président.

Les catégories utiles

Le circuit d’une dépense

1. Un éducateur achète des ballons : il photographie le ticket.
2. Il l’envoie au trésorier (ou le dépose directement dans l’outil du club).
3. Le trésorier enregistre la dépense, rembourse si nécessaire.
4. La dépense apparaît dans les tableaux et graphiques du club.

Fixez une règle : pas de remboursement sans justificatif, et un délai maximum (par exemple 30 jours) pour transmettre la facture.

Les recettes aussi

Les factures émises par le club (partenaires, locations, stages) et les reçus (dons) doivent être enregistrés de la même manière. Cela permet de suivre ce qui est facturé, ce qui est payé et ce qui reste à relancer.

Rapprocher avec la banque

Une fois par mois, comparez les lignes enregistrées avec le relevé bancaire. Les écarts sont plus faciles à expliquer après un mois qu’après un an.

Visualiser pour décider

Une fois les factures centralisées, les visuels se construisent tout seuls : recettes et dépenses par mois, répartition par catégorie, solde. Le bureau voit en un coup d’œil où part l’argent.

Dans CircleXI, la page Finances permet de déposer une facture (PDF ou photo), d’indiquer s’il s’agit d’un achat ou d’une recette, sa catégorie et son montant : elle alimente immédiatement les graphiques mensuels et la répartition par poste, et reste consultable à tout moment.

Conserver les justificatifs

Gardez les justificatifs pendant la durée exigée par les règles comptables et fiscales applicables à votre association ; en cas de doute, renseignez-vous auprès d’un professionnel.

FAQ

Faut-il garder les originaux papier ?

Selon les situations, une copie numérique fidèle peut suffire, mais certaines règles imposent de conserver les originaux. Vérifiez votre cas.

Qui peut engager des dépenses ?

Fixez des seuils : en dessous d’un certain montant, le responsable d’équipe ; au-dessus, accord du trésorier ou du bureau.

Comment gérer les petites dépenses de buvette ?

Un récapitulatif hebdomadaire avec les tickets agrafés ou photographiés suffit, plutôt qu’une ligne par achat.